Algumas dicas para evitar problemas trabalhistas nas viagens dos funcionários.
OS FUNCIONÁRIOS DA EMPRESA VÃO VIAJAR A TRABALHO? ENTÃO CONFIRA ABAIXO SETE MANEIRAS DE EVITAR PROBLEMAS TRABALHISTAS NAS VIAGENS!
Difícil de compreender, com interpretações ambíguas ou atualizações que pegam patrões de supetão, a legislação trabalhista não é mesmo nada fácil. E quando o assunto é viagem de colaboradores, algo que não está totalmente claro sobre como deve funcionar, aí então piorou! A melhor forma de evitar problemas é entender as interpretações e fazer escolhas cautelosas, com prevenção para cenários que possam se mostrar problemáticos e cuidando do bem-estar do colaborador durante a viagem.
Assim confira essas dicas para evitar problemas trabalhistas nas viagens dos funcionários e fique atento:
Tenha em mente que períodos de sobreaviso podem requerer indenização.
Finais de semana, pernoites e outros períodos ociosos em outra cidade não demandam pagamento de horas extras. Na verdade, esse tema tem sido muito discutido na Justiça do Trabalho, mas segundo o advogado Daniel Alves, “a corte mais alta da Justiça do Trabalho, o Superior Tribunal do Trabalho, tem entendido que pelo fato do empregado que se encontra nessa situação não estar aguardando ordens do empregador e nem executando ordens do empregador, a empresa não deve pagar horas extras”. Mas, ressalta ele, isso é só em última instância , nos períodos de descanso supracitados, com o recebimento das diárias livre sem nenhuma despesa, estarão excluídas as horas extras. Para tanto, deverá ser estabelecida uma forma de controle externo de ponto.
Por outro lado, caso o funcionário tenha sim que trabalhar fora de sua jornada pré-determinada no acordo com a empresa ou então tenha que ficar no hotel de sobreaviso, aguardando o chamado da empresa a qualquer momento, então, será preciso estabelecer pagamento de adicional de horas extras, para o período trabalhado e de sobreaviso, para essas horas de espera. Neste último caso, o cálculo deve ser à razão do salário-hora normal daquele trabalhador.
Esta “trata-se de matéria complexa, considerando-se que a lei é omissa e a jurisprudência controvertida”, porém ela indica que conforme a cláusula 22ª Convenção Coletiva de Trabalho de Campinas, em vigência, além de cobertura das despesas de transporte, alimentação e hospedagem, o colaborador viajante tem sim direito às chamadas horas de prontidão (à disposição da empresa), desde que esteja esperando contato da empresa e sem direito de locomoção, considerando-se que neste caso estará configurada hora de efetivo serviço.
Saiba que deslocamento “imprevisto” no contrato de trabalho, de acordo com entendimentos mais recentes, poderá implicar em hora extra.
Uma coisa é o deslocamento do dia a dia que o funcionário tinha ciência que teria que fazer para chegar até a empresa. Outra coisa é quando o funcionário precisa aguardar horas à espera de um voo e essas horas são pouco antes ou depois de seu tradicional horário de trabalho. Essa espera foi por muito tempo encarada também como um “in itinere” (caminho para a empresa), mas nos últimos tempos tem gerado discussão sobre sua natureza e a necessidade de pagar horas extras ao funcionário por esses momentos. Esse período pode sim ser entendido desta forma, sem necessidade de pagamento de horas extras pelas empresas. Embora o tribunal possa ter mesmo esse entendimento, devido às divergências recentes, a opção mais segura para as empresas seria a de efetuar o pagamento de horas extras por esse tempo de espera.
Lembramos, no entanto, que tal pagamento só vale (de acordo com a interpretação de alguns órgãos) para funcionários contratados em regime CLT e cujo trabalho requeira algum tipo de controle pelo empregador, tal como senha ou ponto eletrônicos, papeleta ou outros meios de controle de horário da jornada de trabalho. Isso inclui o tele trabalho, home office e any where office quando houver controle da jornada, mas exclui as atividades externas incompatíveis com a fixação de jornada de trabalho e funcionários que exerçam cargos de confiança, desde que elas estejam devidamente anotadas na Carteira de Trabalho do colaborador.
Tenha cautela com o uso de milhagens quando elas são emitidas em nome do funcionário.
A empresa, pode, sim, utilizar as milhas de sistemas de pontos de seus funcionários, desde que seja de prévio conhecimento do funcionário. E o conhecimento prévio do funcionário deverá ser através de regimento e ou regulamento interno, que faz parte integrante de contrato de trabalho. No caso de não ter referida norma, ela indica que nada impede de ser elaborada, com vigência a partir de seu conhecimento, por escrito, pelos empregados. Isto posto, até a criação e circulação da norma supracitada a empresa não poderá impor a transferência em tela”.
Uma vez que o bilhete seja emitido em nome do funcionário, sendo, portanto, nominal e intransferível, uma outra forma da empresa evitar problemas é que os gastos sejam debitados do cartão corporativo. Segundo ele, há uma recomendação da CLT para que as milhagens não sejam usadas pelo empregado (se emitidas em seu nome) em favor da empresa, dessa forma, a compra no cartão corporativo garantiria que o benefício estaria associado à empresa e não ao empregado.
Lembre-se que diárias de viagem podem ter natureza salarial quando excederem 50% do salário base mensal do colaborador.
São pagamentos habituais durante viagens de funcionários, como a ajuda com alimentação, transporte, hotéis e outras formas de alojamento. el, “até 50% do salário base [do colaborador, as diárias] tem natureza indenizatória e não recaem encargos sociais, [porém] excedendo 50% do salário base do colaborador, passa a ter natureza salarial e sobre ela recairão os encargos sociais.
O que isso significa na prática é que caso ultrapasse a metade do salário-base do colaborador, a soma integrará o salário do trabalhador para todos os efeitos legais, inclusive para fins de incidência dos encargos de INSS e FGTS. Portanto a empresa deve tomar cuidado especial na administração desses valores. Muitas vezes será inevitável ultrapassar essa soma, e o que a empresa deve fazer é cuidar para que ela seja paga conforme à lei.
Importante lembrar que diárias de viagem são diferentes de “ajuda de custo”. Estas são pagas uma única vez, geralmente em razão de deslocamento de funcionário para transferência, acompanhamento de clientes internos ou externos a eventos profissionais etc. Neste caso são sempre encaradas com natureza indenizatória e não de salário, portanto não sofrem incidência de INSS e FGTS e tampouco se incluem em cálculos de salários como férias, 13º salário e aviso prévio. Para que não haja problemas trabalhistas é importante que a empresa pague o montante da ajuda de custo uma única vez, ainda que a soma total ultrapasse o salário mensal do empregado.
Faça o reembolso no uso de veículo do empregado a serviço da empresa.
A empresa deverá arcar com quilometragens rodadas e fazer o reembolso de despesas do veículo do empregado caso ele o utilize para atender serviços da empresa, o que configura uma ajuda de custo. Essas despesas podem incluir o combustível, conforme a quilometragem rodada, desgaste do veículo, pneu, peças do motor, etc. Todo esse cálculo deve ser feito com base naqueles estabelecidos por entidades de classe.
Sendo assim, muitas vezes uma alternativa melhor é a empresa contratar um fornecedor de veículos para as viagens dos funcionários e evitar maiores problemas trabalhistas. Porém, para os casos onde o funcionário utiliza seu próprio veículo por comodidade e não por solicitação da empresa, e neste caso, segundo ele, claramente não há necessidade de pagamento de indenização.
Evite e, caso ocorram, emita CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho para acidentes do trabalhador no exterior.
Caso ocorra um acidente, pequeno ou grave, mas que deixe o funcionário viajante incapacitado, para não ter problemas trabalhistas, a empresa deve emitir CAT, Comunicação de Acidente de Trabalho, sob pena dela ser multada pelo Ministério do Trabalho e Emprego”, conforme aponta Alves. Por isso, é importante, nestes casos que a empresa [que] envia empregados para o exterior, que ela determine o tempo e também oriente que o empregado não pratique esportes fora de seu horário de trabalho que possam ocasionar acidentes, como acontece muitas vezes com profissionais aqui do Brasil que vão para os Estados Unidos e praticam ski em viagem à ordem da empresa e acabam se machucando;
A situações assim a empresa deve comunicar o órgão de Acidente do Trabalho, correndo o risco de pagamento de indenização por eventual incapacitação do trabalho e, inclusive, por danos morais. pela CCT em vigência, o colaborador deverá ter seguro de vida e saúde custeado pela empresa, o qual deverá ser em valor condizente aos acidentes que possam ocorrer em uma viagem, com base nos seguros viagem existentes no mercado”. Em alguns países, vale lembrar, esse seguro saúde é inclusive obrigatório.
Se responsabilize pelas despesas gerais do funcionário durante a viagem.
Não só almoço em horário de trabalho, mas café-da-manhã, jantar, além de despesas com transporte e hospedagem devem ser totalmente cobertas pela empresa. A empresa deve custear as refeições em viagem, mediante a apresentação de comprovantes de despesa e, neste caso, será excluído o vale-refeição dos dias da viagem. Sendo assim, se você mandou seu funcionário viajar a trabalho, o melhor que pode fazer se deseja evitar problemas trabalhistas é pedir que ele guarde todas as notas fiscais do que usufruir e fazer o reembolso das despesas básicas com transporte, hospedagem e alimentação.
O mais recomendado é que a empresa, antes de enviar o empregado para algum serviço longe, no exterior, estipule os valores diários. Essa medida pode ajudar ambos acordarem os limites de gastos com cada refeição, por exemplo, o que pode ser feito em acordo coletivo do trabalho.
Pagar diárias, nos casos previstos na cláusula 22ª da CCT e ou horas extras para colaboradores em viagem, cuja condição de viajar é inerente às suas funções e está prevista em seu contrato de trabalho; exigir relatório das atividades com horário; custear despesas de transporte, hospedagem e alimentação e conceder e custear seguro de vida para o empregado, exemplos de boas práticas para as empresas que pretendem evitar quaisquer problemas com a Justiça do Trabalho.
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